-校務支援システムの導入を考える 校務支援システムと調査書-

 こんにちは、支援員Sです。夏休みが明けて学校がはじまりました。3学期制の学校様は新学期、2学期制の学校様は前期再開ですね。児童生徒の皆さんは長い休みが明けると、登校するときちょっと緊張してしまいますね。もしかしたら、お引越しをして夏休み明けから別の学校へ通うことになった児童生徒もいるかもしれません。皆さんに素敵な出会いがありますように。
校務支援システムの処理を考えると、8月の終わりごろから転出入の処理を行われる学校様が多いように感じます。
さて、今回は校務支援システムと転出入や出席簿についてお話ししたいと思います。

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【転出入についてのあれこれ】
校務支援システムも様々種類がありますが、1つ選定するポイントとなるのが転出入の処理時の学校間の連携機能です。
校務支援システムの中には、市内のA校からB校へ市内転出(市内転居)する際に、校務支援システム上で学籍データや健康診断のデータを連携できるものがあります。もちろん、紙媒体で指導要録や児童生徒健康診断票の写しは別途転出先の学校へ送付する必要がありますが、市内で転出入の連携ができると、受け入れる側の学校様はご負担軽減へとつながります。システムに児童を新規に登録すると入力違いが心配ですが、市内間連携できると、「受け入れ」の処理を行うことで転入の処理が可能となります(ただし、転居先住所などに間違いがある可能性もあるので、確認は必要です)。また、健康診断の結果については、義務教育において9年間の見取りができると安心です。保健関係のデータも連携できる校務支援システムであると、なお利便性が上がります。
市外からの転入生については、前在籍校から送付された書類を確認しながらの新規登録が必要となる場合がほとんどです。転出入は頻繁にある操作ではないので、「あ、忘れてしまったな…」と思ったら、マニュアルやコールセンターを活用しましょう。

【出席簿についてのあれこれ】
出席簿も指導要録要録(指導の記録)や児童生徒健康診断票同様、5年間の保存が義務付けられている公簿です。
出席簿は自治体様によって様式や記載する記号、記載の仕方が様々な帳票です。児童生徒の並び順1つとっても様々なルールがあります。
様々なルールの例
・指導要録同様の公簿用番号順
・誕生日順           など

転入生がいる場合は変則的なルールになるという自治体様もあります。

・基本的に五十音順だが、転入生は転入当月のみクラスの末番、翌月から五十音順に含め
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よく耳にする問い合わせを2つご紹介します。
その1:去校日と除籍日(転出先の学校に学籍が移る前日)の期間が空いている場合の記載をどうしたらよいか?
「授業日数の記載はどうしたらいいの?」、「欠席にするんだっけ?」、「クラスの在籍者数に含めるんだっけ?」という疑問の声が多く寄せられます。

その2:学級閉鎖があったから、授業日数を修正したい
12月ごろから徐々に増える問い合わせです。授業日数は基本学年単位で管理しますので、「学級閉鎖」では授業日数を変更しない自治体様が多いと思います(独自の運用をされている場合もありますので、断言は避けさせていただきます)。

実は校務支援システムのコールセンターでは、自治体様の運用まで回答できないという場合があります。「あくまで校務支援システムの操作方法しか案内できない」というコールセンターもあります。校務支援システムは児童生徒の学籍データや成績、出欠席のデータを蓄積していくシステムです。運用ルールや記載規則があやふやなままで使用した結果、入力ミスへつながってしまうことがあるかもしれません。「記載規則があやふやだな」と思ったら、校内で記載規則を確認してみましょう。

長くなってきましたね、読むのが疲れたころかと思います。第5回目のお話しはここまでとしましょう。次回の第7回目では、「進路関係帳票作成時期かと思いますが、あえて保健関係のお話をしましょう」をお届けしようと思います(なお、表題は思いつきなので、変更となる場合があります。ご承知おきくださいませ)。

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このような形で今後も月1回お届けしようと思います。行政職の皆さまには校務支援システムの導入と活用の様子について知っていただくきっかけになればと思っております。ご意見、ご質問等をどうぞよろしくお願いいたします。

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