-校務支援システムの導入を考える-導入時の行政職の皆様の関わり

　こんにちは、支援員Sです。新年度が始まり1ヶ月…桜が散り新緑が美しく感じられる季節です。ヒノキ花粉と闘われている方も多くいらっしゃることでしょう。お気持ちお察し致します。私もヒノキ花粉と闘いながら本日も校務支援システムと向き合う日々を送っております。
　さて、4月は校務支援システムの概要に触れました。今回は校務支援システムの導入の研修会に立ち会ったときのことをお話ししようと思います。校務支援システムを導入するにあたり、どんな準備が必要なのでしょうか…、2つの自治体様を例にみていきましょう。
これから校務支援システムの導入を検討されている方、校務支援システムを導入したけれど運用に迷われている方のお役に少しでも立てば幸いです。

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校務支援システム導入研修会　–自治体A様の場合-

＜研修会前の様子＞
研修会開始1時間ほど前、教育委員会担当者様と校務支援システムの操作説明担当の講師が打ち合わせを行いました。教育委員会担当者様にて説明を行う部分、内容、講師の説明範囲、説明内容が運用方針とあっているかの確認などを行いました。

研修会全体の流れ

• ・校務支援システム導入にあたって、教育委員会担当者様が運用方針や稼働計画、研修会開催趣旨などの説明をされました。
• ・システム研修では、事前打ち合わせに沿って運用面を考慮しながら講師が校務支援システムの操作方法を説明しました。

研修会に参加された先生の様子

• ・終始落ち着いた様子で参加されていました。
• ・学校の運用と照らし合わせ「こういうことは可能か」、「いつまでにしておくべきか」等、校内で共有すべき事項を明確にするためのご質問が目立ちました。

 

校務支援システム導入研修会　–自治体Bの場合-

＜研修会前の様子＞
研修会開始1時間ほど前、教育委員会担当者様と校務支援システムの操作説明担当の講師が打ち合わせを行いました。教育委員会様からは開会のあいさつをした後は、システムの説明を講師へ任せるとのお話しがありました。講師からは、研修会の流れ、説明内容の説明がありました。また、運用面を考慮して講師から運用面の質問がありましたが、教育委員会様からは、「自治体としての運用のとりまとめがなく、現時点では答えられない」と回答がありました。

研修会全体の流れ

• ・教育委員会様より開会のあいさつ
• ・講師が校務支援システムの概要、システムについての操作方法を説明しました。

研修会に参加された先生の様子

• ・首をかしげたり、雑談するなど、終始落ち着かない様子でした。
• ・学校の運用と照らし合わせ「こんなシステムでは困る」、「これは本校の運用に合わない」、「今年度から強制的にこのシステムを使用しなければならないのか」など、戸惑う質問が目立ちました。

自治体A様と自治体B様は対照的な印象です。自治体B様の校務支援システムの稼働が心配になります。
では、自治体A様はなぜ、参加された先生方が落ち着いた様子だったのでしょうか。実は自治体A様は第三者委員会を設け、各学校の代表や事務職員の代表を交え、校務支援システムの稼働計画、電子化すべき帳票、校務支援システムの操作権限の校内での割り振り、システムでカバーが難しい点において運用ルールの策定を行うなど協議をしていました。そして学校の代表者は校内で周知していくなどの対応を行っていました。
一方自治体B様は校務支援システムの導入を決めたものの、どのように稼働させていくかなどの具体的な協議を行えないまま、研修会を迎えていました。
学校現場の先生方に、校務支援システム導入の理解を進め、共通のルールや方針の共有を行わないと、校務支援システムの導入はかえって学校現場の混乱を招き、先生方に大きな負担となってしまいます。

 

2つの自治体の担当者様はそれぞれ印象的な言葉をおっしゃっていました。
自治体A様
「最初は慣れないことも多く、ご負担をかけるかもしれません。でも、慣れればゆくゆくは効率化に繋がります。」
自治体B様
「校務支援システムの導入なんて、誰が言い出したんだろう…」

今までのやり方を変えるということは、大変なことです。だからこそ、目的意識の共有や今までの方法を見直したり、システムの使い方の検討を事前に行っておくことが重要となります。スムーズにスタートが切れることで、校務支援システムへ稼働を円滑なものとすることができます。
しかし、「言うは易し行うは難し」です。様々な研修に同席し、そのことを痛感しています。ですから、運用を見直して、導入するシステムにおいてどうやったらうまくいくか、メーカーや導入業者、サポート業者とも足並みをそろえた協力が必要となります。

長くなってきましたね、読むのが疲れたころかと思います。第2回目のお話しはここまでとしましょう。次回の第3回目では、「ちょいとお尋ねしますが、研修会で配布があった資料はどこですか？」をお届けしようと思います（なお、表題は思いつきなので、変更となる場合があります。ご承知おきくださいませ）。

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このような形で今後も月1回お届けしようと思います。行政職の皆さまには校務支援システムの導入と活用の様子について知っていただくきっかけになればと思っております。ご意見、ご質問等をどうぞよろしくお願いいたします。